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Utilisation de la GRC - Module Accueil

http://cdt03.tourinsoft.com/accueil/

Pourquoi la GRC ?

1. Répondre au touriste

La GRC vous permet de répondre précisément au client grâce à la base de donnée :

  • Rechercher une manifestation, un hébergement, les horaires d'un loueur de vélo ou d'un musée...
  • Imprimer (ou envoyer) une liste détaillée personnalisée à la demande
  • Générer automatiquement des courriers ou des mails de réponse

2. Comptabiliser les actes

Tous les ans (parfois plus souvent) des statistiques sont demandées. En saisissant le mieux possible dans la GRC, la génération des statistiques permet de répondre simplement, rapidement et précisément à ces demandes.

  • Nombre d'actes d'accueil
  • Fréquentation (nombre de personnes)
  • Nature de la demande (Centres d'intérets)
  • Origine géographique (Code postal, pays)
PAYS-BAS33%
ROYAUME-UNI16%
BELGIQUE14%
ALLEMAGNE13%
ESPAGNE4%
SUISSE3%
ITALIE3%

4 étapes principales

  1. Je qualifie ma demandepour les statistiques, en n'oubliant pas le code postal à 5 chiffres
  2. Optionnel
    • Je coche les brochures demandéesPour les donner au client, ou pour les envoyer par mail
    • Je recherche les offres si besoinPour générer un document avec les offres qu'il souhaite, que j'imprime ou qui sera joint au mail
  3. Optionnel Je crée la fiche clientPour lui répondre par mail ou par courrier
  4. Je traite la demande pour l'enregistreret imprimer le courrier ou envoyer le mail si besoin

1. Je qualifie ma demande

Le code postal : indispensable

Pensez toujours à renseigner le code postal ou le pays dans la colonne de gauche. Il est indispensable pour la fiabilité et la précision des statistiques.

La qualification

Mode de contact

D'où provient la demande du client : sur place (Guichet), téléphone, mail...

  • Passant : la personne consulte des brochures sur place mais ne fait pas vraiment de demande. Permet de ne pas comptabiliser d'acte d'accueil, tout en comptant la fréquentation de l'OT
  • Web : la demande provient d'un site Internet, de facebook...
  • Foire et salon : Lors d'une représentation à l'extérieur, pour différencier les statistiques des accueils "classiques" à l'office

Mode de réponse

Comment j'apporte une réponse au touriste.

  • Autonome : cas particulier qui va avec le "Passant" ci-dessus : sera comptabilisé dans la fréquentation mais pas dans les actes d'accueil.
  • Courrier, E-mail : en cochant ces cases, après le traitement (étape 4) seront générés le courrier ou le mail envoyés au client.

Nombre de personnes

Sert à compter la "fréquentation" de l'office. Ce chiffre ne doit comptabiliser que les personnes ayant effectivement fréquenté l'office, autrement dit étant rentrés.

Il s'agit de mesurer la fréquentation "physique" de l'office tout comme on le ferait pour un musée. Ce chiffre est à dissocier des actes d'accueil.

Il ne sera utilisé, pour les statistiques, que pour les contacts "Guichet" ou "Passant". Dans les autres cas il peut rester à 1.

  • Une famille de 4 personnes entre, et demandent des informations : 4 personnes
  • 3 personnes entrent et prenent des brochures (même sans faire de demande à l'accueil, donc Passant/Autonome) : 3 personnes
  • L'organisateur d'un bus de 20 personnes demande un plan : 1 personne
  • Un appel téléphonique, un mail, un courrier... 0 personnes

Durée du séjour, Commentaire, Type de contact...

Actuellement aucune statistique n'est générée (à l'échelle départementale) sur ces critères. Ils ne sont pas obligatoires et sont laissés à la discrétion de chaque office.

2. J'associe brochures et offres à la demande

Quelles brochures et documents sont demandés par le client ? S'il souhaite une liste d'hôtels, de manifestations... je les recherche pour pouvoir lui imprimer (ou envoyer) un résumé personnalisé à la demande.

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